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长假后快速恢复,如何做一个效率爆表的人 | 长江商学院EMBA

长江商学院

2022-02-08 15:54:17

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今天是虎年的第一个工作日,长假休息结束,想必许多朋友都踌躇满志,想要有所作为。

作者|Lache来源|L先生说

编者按

今天是虎年的第一个工作日,长假休息结束,想必许多朋友都踌躇满志,想要有所作为。

但现代生活节奏急速加快,我们每天都会有很多生活上或工作上的琐事,有时甚至多到做不完,以致于不很多人每天忙忙碌碌,但是等到晚上空闲下来的时候,才发现这一天似乎也没做什么事情。

在有限的时间内做事,调高效率就显得尤为重要。那么那如何提高做事效率,尤其是工作效率?本文作者将分享自己关于提高效率的一些心得并总结了许多人在追求高效的道路上,特别容易出现的几个误区,希望能帮你避开在追求“效率”上遇到的陷阱。

同时做几项任务可行吗?

很多人会有一个误区,认为高效就是可以同时做好几件事:

一边写方案,一边查资料,一边回信息,一边还能听听音乐、放松身心……

但这其实是错误的。

大脑是无法同时处理多项任务的,它只能一项一项地处理。因此,当我们同时做ABCD多件事情时,实际上是什么呢?是大脑先集中处理A,然后切换到B,再切换到C,再切换到D……

为什么呢?原因很简单:因为大脑的注意力跟工作记忆本质上是一个东西,而工作记忆的容量是极其有限的(4个单位)。

这就导致了:

我们在同一段短暂的时间内,只能把极少数的信息储存在工作记忆里,让大脑对其进行处理。一旦超出这个负荷,我们就不得不把先前的信息清除出去,再重新写入。

这不但无法提高我们的效率,反过来,还会造成两个负面效果:

当我们从任务A退出,再切换到B时,大脑需要一段时间清空缓存、写入新的任务信息,这段时间虽然不多,但累积起来就会非常可观。

当我们从任务A切换到任务B时,如果A还没有做完,那么它就会有一部分残留在我们的脑海中,叫做“注意残留”(Attention Residue),占用我们的认知资源,使得我们能够处理任务B的资源减少。

可想而知,当我们多次经历切换,多次堆积“注意残留”时,我们还能剩下多少精力和资源,用来处理眼前的事务。

实际上,2019 年的一个研究发现:即使是最简单的“多任务处理”—— 一边工作一边听音乐,也是有害的。(Threadgold等, 2019)

这个研究测试了多种不同的音乐,包括有歌词的音乐和纯音乐,结果发现:不管有没有歌词、参与者喜不喜欢,当他们一边听音乐一边工作时,他们的创造力、记忆力和理解能力,都出现了不同程度的下降。

那么,是不是在所有的情况下,我们都无法进行多任务处理呢?其实也是有例外的。

唯一的例外情况是:当你同时在做的两个任务里面,有一个是非常重复、非常机械的运动,不需要任何注意力——唯有在这个情况下,才能进行多任务。

一个简单的例子就是一边走路一边玩手机。当我们玩手机时,由于走路这项任务是一项极其简单的运动任务,主要由小脑负责,不占用大脑的资源,因此我们可以毫无障碍地做到“多任务”。

但是,如前文所说,在这个情况下,我们的注意力会全部放在玩手机上面。

因此,一旦路上有崎岖的台阶,或是突然有车窜出来,我们就很容易来不及反应,从而无法及时规避,容易受伤。(因此,千万不要一边走路一边玩手机)

总结一下,效率爆表的第一个原则:如果你有好几项任务需要做,一定不要同时做,而是给它们排一个序,把时间分解成多个阶段,在一个阶段时,只专注做一件事情。直到它告一段落了,再做下一件事情。

长时间专注工作可行吗?

很多朋友可能都知道“心流”,也知道,要做到高效,实际上就是要不断地去追求心流。

那么问题来了:心流是可以持久的吗?或者说,我们有必要追求长时间、专注不停地工作,让自己沉浸在心流之中吗?

这其实也是不可行的。为什么呢?原因很简单:

我们的注意力会时刻不断地进行扫描,这种扫描包括对周围环境的监测,也包括对内在念头的激活。

一旦激活到一些比较重要的念头,我们就会从TPN模式(Task Positive Network,“非常态”的模式)进入DMN模式(Default Mode Network,大脑正常情况下的默认模式),亦即进入“走神”的状态。

心流状态虽然可以抑制这种效应,但并不能做到100%。所以,随着时间推移,我们内在的某些杂念,被留意到、放大、关注、觉察到的概率,就会不断上升。

一旦发生这种情况,你的感受是什么呢?你会感到:

突然间有一个想法不受控制地“闯入”脑海,可能是某件还没完成的事情,可能是对未来的某个担忧,可能是某种不由自主的胡思乱想……它会带来一系列的联浮想联翩和情绪起伏,让你立刻从心流状态里面退出。

这种闯入的念头,就叫做“侵入式思维”。如何应对这种情况呢?有些朋友可能会说“正念”。

的确,正念是一种锻炼注意力的方式,可以加强我们对注意力的掌控,抑制DMN的活跃。不过,在现代神经科学里面,对于正念的效果还有一些争议,有待进一步的探索。

实际上,更直接、有效的做法是什么呢?是锻炼我们快速进入心流状态的能力。

以我为例:假设我要写一篇文章,预计需要2个小时,我不会追求让自己在这2个小时里面全神贯注,这非常不现实。

而是:我会把这2个小时切分成多个阶段,每个阶段可能是15-30分钟,然后要求自己,在这一个阶段里面心无旁骛地工作,尽量去抑制大脑的DMN。

如何划分阶段呢?我一般不以时间为单位,而是以工作内容为单位。

像前面这个例子,我就会把文章大致划分成5-6个部分,每一个部分为一个阶段。做完了,就休息一下,换换脑子,干点别的事情,比如回复信息、整理资料,等等。

那么,如何让自己快速进入心流呢?一个简单的技巧是:

把工作过程中你的思路、想法和进展记下来,简单记录下关键词即可。这样,当自己回来工作时,就可以第一时间进入状态。

另外,选择适当的难度也很重要。

心流的本质是什么?是需要思考的强度刚好能够填满你的注意力,不会太低,也不会太高。因此,如果工作比较简单的话,可以试一试给自己提升难度,尝试去做出一点不一样的东西出来,充分调动大脑的运转。

这就是效率爆表的第二个原则:与其追求长时间的专注,不如培养自己能够随时进入心流的能力,把工作分成多个阶段,少量多次地去“冲刺”。

经常切换工作场景,可行吗?

先思考一个简单的问题:许多人的办公桌都很乱,那么,是常常整理办公桌好,还是不整理好呢?

答案可能会出乎意料:不整理办公桌会更好。为什么?

因为大脑有一个特性:喜欢把两样东西联系起来,建立起快速的反应。所以,当你长时间在比较凌乱的办公桌上工作时,大脑就会把这种办公桌的状态跟工作状态建立联系,让你更容易进入工作状态。

反之,一旦你整理了办公桌,这种联系就会被打破。从而,你需要花费更长的时间,才能进入工作状态,而且很容易被打破。

也就是说:如果你能够从头开始就保持办公桌的整洁,那么就可以保持下去;但如果你的办公桌一直都那么乱,那也没有必要去整理,保持它的自然状态,可能是更好的。

这个原理可以迁移到很多地方。

比如:为什么许多人远程工作或自由职业时,在家里总是感到状态不佳?原因就是:大脑已经把家里跟休息建立起了联系,从而导致你在休息状态和工作状态两者间发生矛盾。

因此,如果你有在家里学习或工作的习惯,那么很重要的一点是做好分区:最好是能够把家里分成几个功能区域,在一个功能区域里面只做一种事情,需要切换时,就换一个功能区域。

比如:如果你习惯在沙发上看电影,那么就不要在沙发上读书、工作,因为这样很容易分心。而是专门腾出一个区域——哪怕只是一张椅子和一张桌子也行,一定要把它跟其他日常活动区分开来。

不过我自己的做法,是把学习和工作变成在家里的日常活动,然后限制其他活动的区域。

这样一来,就可以实现:在家里任何地方,想到任何有趣的点子都可以随时记下来;碰到任何问题都可以随时拿出电脑列一下脉络;想看书了,随手拿起一本书就能翻上几页……

如果你没有办法把家里分成太细致的功能区域,那么一个有效的办法就是:出门去咖啡馆工作。把咖啡馆变成你的工作场景,这样也可以让自己在工作时更专注。

甚至,我们还可以利用这个原理,建立一些日常的惯例,来帮助我们快速启动工作状态。

举个简单的例子:我吃完午饭,休息一下之后,一般会泡一杯茶,再开始工作。

那么久而久之:“泡一杯茶”就会成为我启动工作状态的一个触发器。一旦我泡一杯茶,大脑就会知道:下一步,该开始工作了。从而更容易进入工作状态。

同样,你可以用任何简单易行的行为,将它跟工作之间建立一个联系,从而帮助自己进入工作状态。

不过要注意的是:如果你这样做,就要避免让这个行为跟其他的状态建立联系(比如:不要泡一杯茶去看剧),否则就起不到作用了。

总结一下,效率爆表的第三个原则:把工作状态跟某个固定的场景和行为之间建立联系,帮助我们更容易进入工作状态,更不容易分心。

把重要工作放在早上做,可行吗?

很多文章和课程可能都会教你:早上是一天里面精力最集中、效率也最高的时候,一定要趁早上把重要的工作先做了。

这个道理适用于所有人吗?其实不一定。为什么呢?因为,所谓早上精力最集中、效率也最高,并不是因为早晨有什么特殊的力量,而是因为:

我们每天从醒来之后,大脑就在不停地运转,思考、工作、学习,这些活动都要消耗能量,故而会慢慢堆积起许多代谢产物,也就是腺苷。

而腺苷的堆积,会抑制多巴胺和血清素的分泌,让我们产生困倦感、疲惫感,从而不想动脑。

因此,许多人认为早晨更高效,主要是因为早晨刚起床时,腺苷清理一空,大脑处于最健康的状态,但这并不是说腺苷在一天里面无法被清除。

实际上,当我们吃饭、休息、转换思绪,以及把大脑“后台”的杂念清空时,都可以消除腺苷,把它们重新组装成ATP(腺嘌呤核苷三磷酸),供大脑使用。

进一步,晨型人由于早睡早起,在下午和晚上一般会累积大量腺苷,从而状态比起早晨会更低落,但夜型人则不然。

一方面,夜型人白天的工作时长往往较低,从而腺苷更容易达到一个动态平衡,不容易堆积起来;

另一方面,夜型人的思维往往在晚上会更发散、更自如,从而更容易让大脑兴奋起来。

像我自己,我一般一天里面最佳的工作状态是下午接近傍晚的时候,以及晚上接近深夜的时候,所以我的工作习惯是:

早上起来之后先处理一些简单、琐碎的工作,减轻大脑负担;等到了一天里面状态最好的时间段,再集中精力去做最重要的任务。

同样,如果你是一个夜型人,或者你的工作要求较高的发散思维和创造力,那么最适合你的可能是下午和晚上,而不是早晨。

当然,具体一天里面哪个时间段是你最佳的精力状态,就需要你自己去挖掘了。不妨试着每天做一做日记,写一下今天在什么时间段处理了什么事情,以及自己处理事情时感受到的状态。

如果长期来看,某个时间段你的思维特别活跃,精力似乎很旺盛,总是能把事情很快做完,那么它很可能就是你的“波峰时间”。

一旦你找到自己的“波峰时间”,那么对应的,你也可以找到自己的“波谷时间”和“正常时间”。

那么不妨按照这个节奏,来安排自己的任务:

最琐碎的、最不重要的、不需要耗脑子的(一般是整理和操作性事务),以及可以快速得到反馈的,安排在“波谷时间”;日常的事务,沟通,协作,信息回复,安排在“正常时间”;

最重要的工作,包括跟自己业绩目标紧密挂钩,需要做出亮点和成果的,又或者需要投入精力去学习的,安排在“波峰时间”。

效率爆表的第四个原则:结合你自己的作息习惯和工作性质,找到你一天里面稳定的三种“节律”,按照这个节律去安排自己的工作。

干完活就休息,可行吗?

很多人有这种根深蒂固的习惯:一天里面,只要干完了一件比较重要、困难的活,就总会对自己说:今天的事情已经完成了,可以休息了。然后心安理得地去休息、娱乐、放松……这其实是一种浪费。

为什么这样说呢?因为,工作状态很大程度上来源于什么呢?来源于大脑对奖励的反应和预期。

简单来说:什么情况会让我们的状态变得高涨?

通常是两种情况:

第一,是你刚刚得到了反馈,获得了满足感和成就感,大脑处于踌躇满志的时候;

第二,是你对一件事情充满兴趣和渴望,这种兴趣和渴望提前给大脑“预支”了奖赏,让大脑处于动力十足的状态。

而你做完了一项困难的任务,其实正好处于什么状态呢?第一种状态。因此,更合理的做法是什么呢?不是见好就收,而是乘胜追击。

但为什么许多人在完成一件困难的任务之后,就会感到没有斗志,不想继续动脑,只想休息呢?很多时候并不是真的需要休息,而是我们长久以往的惯性思维使然。

只要你觉得“我做完了今天的任务,该休息了”,大脑就会自动调到休息状态,于是,让你难以集中精力,大脑也懒洋洋地不想动……

但反过来,如果你相信:做完了一件困难的任务,刚好热完了身,现在正好处于状态高涨的时候,那么,你就能够发挥出自己最好的水平。

我自己有一段时间有有过切身体会:之前一直觉得,每周四写完文章,那么周四当天和周五可以休息一下,换换脑子,周末再继续工作……从而,总是荒废了周四和周五的大量宝贵时间。

后来,思维模式变成了:刚写完文章,整个人的思维处于最灵活的状态,又没有非常紧迫的压力,这个时候不把最重要的事情拿出来做,还等什么时候?

从而,周四和周五两天,反而成了我一周里面工作效率最高的阶段。但凡有比较棘手和复杂的事情,我都会放在这两天去处理。

当然,前提是:你要能够非常清楚地判断出:自己的身体能不能扛得住,你的工作量是否已经达到了身体的负荷上限。如果已经到了上限,那肯定是不能继续工作、学习、思考的,一定要好好休息,绝不能勉强。

如何判断呢?一个简单的方式是:

做完困难的任务后,先休息一会儿,关注一下自己身体的状态。如果你感到肌肉酸疼,头晕、头痛,眼睛发酸,浑身没有力气,那说明你的身体已经到了一个限度,这个时候就需要好好休息,不要给自己任何压力。

而如果你的身体没有任何异样,反而,大脑因为刚刚经历高强度的运转,现在非常兴奋,那么不妨让自己乘胜追击,一鼓作气地把其他任务也给攻克掉。

效率爆表的第五条原则:分清自己是真的疲劳还是虚假的疲劳,如果是前者,就果断休息,恢复精力;如果是后者,不妨取消“做完事情就要休息”的心态,让自己一鼓作气、乘胜追击。

写在最后

最后,再说几句。

追求效率是为了什么?为了可以做更多的事情吗?其实不是的。

事情永远是做不完的,一心想着“做更多的事情”只会适得其反。追求高效,是为了节省出更多的时间,让我们能够有暇去关注自己的健康,家庭,理想,以及幸福感。

许多时候,我们缺的其实不是效率,而是舍弃。舍弃那些不重要的事情,舍弃那些并非自己真正想做的事情,舍弃那些可以不做、不会有严重后果的事情,才能有更多的空间,可以让我们跟自己的内心好好对话。

同样,许多时候,我们要追求的也不是快,而是慢。慢下来,让我们真正去关注自己的思维、情感和身体,好好去品味生活、体验生活,而不是把自己活成一颗螺丝钉。

这才是效率真正的要义,也是我们做到高效真正的目标。

人生之路道阻且长,在有些阶段跑得快一点,不是为了更早地跑完全程,而是为了有时间可以慢下来,陪伴自己,陪伴家人,好好地欣赏一路上的风景。

毕竟,一切都是外在之物,唯有健康、梦想、记忆和爱,才会伴随我们终生。

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